【CPP114】訊：日?qǐng)?bào)表在許多企業(yè)中都不受職工歡迎,，究其原因，是其常被誤解為一種對(duì)員工個(gè)人成績(jī),、工作表現(xiàn)的評(píng)價(jià)工具。不僅如此,，許多管理干部和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也經(jīng)常低估報(bào)表統(tǒng)計(jì)工作在企業(yè)管理中的巨大作用,。但我們應(yīng)該意識(shí)到，每一位員工所完成的工作不僅體現(xiàn)其自身的工作成績(jī),，同時(shí)也反映出企業(yè),、部門整體的工作業(yè)績(jī),。企業(yè)要想在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中立足，必須在清楚各項(xiàng)成本的基礎(chǔ)上,，在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)全面的報(bào)表統(tǒng)計(jì)制度，并充分利用報(bào)表統(tǒng)計(jì)提供的數(shù)據(jù)來改進(jìn)企業(yè)管理工作,。
 

　　有一家印刷企業(yè),，新購(gòu)置了一臺(tái)高寶5色上光膠印機(jī)。該設(shè)備在技術(shù)上非常先進(jìn),，但運(yùn)行情況并不理想,，實(shí)際利用率只有76%,。對(duì)此現(xiàn)象，膠印車間主任解釋是由每班開機(jī)前的準(zhǔn)備時(shí)間及下班停機(jī)前的整理時(shí)間過長(zhǎng)造成的,，且認(rèn)為對(duì)于這種72cm×104cm對(duì)開幅面的設(shè)備,，每天兩小時(shí)的準(zhǔn)備時(shí)間和整理時(shí)間很正常,。但隨后進(jìn)行的數(shù)據(jù)分析表明原因并不在此。調(diào)查發(fā)現(xiàn),，車間操作人員沒有在日?qǐng)?bào)表上如實(shí)填寫諸如停機(jī)、等工,、等印版,、等紙,、缺少印件施工單等項(xiàng),，造成管理及決策數(shù)據(jù)失效。
 

　　經(jīng)深入分析,，新一代印刷機(jī)調(diào)試準(zhǔn)備時(shí)間幾乎縮短了一半,，且印刷速度大幅提高,，使得每臺(tái)設(shè)備對(duì)印版需求幾乎增加了30%,。而該廠從事拼版、曬版工序的人員不夠,，難以滿足高速印刷機(jī)的需求,。同時(shí)，曬版人員忙中出錯(cuò),，還會(huì)生產(chǎn)出許多廢版,。對(duì)此，企業(yè)采取了多種補(bǔ)救措施,，例如：請(qǐng)來德國(guó)專家對(duì)曬版工作人員進(jìn)行培訓(xùn),，統(tǒng)一曬版工序質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；從外廠調(diào)來熟練操作人員,；把部分拼版任務(wù)外發(fā)加工,，補(bǔ)充一部分生產(chǎn)加工能力等。但由于外加工的供貨時(shí)間常常得不到保證,，每次供版時(shí)間推遲仍會(huì)造成等版,、停機(jī)。此外,，生產(chǎn)組織管理問題又不能通過正確的日?qǐng)?bào)表填寫及時(shí)反饋給管理者進(jìn)行糾正,。
 

　　企業(yè)日?qǐng)?bào)表統(tǒng)計(jì)的應(yīng)用
 

　　企業(yè)日?qǐng)?bào)表統(tǒng)計(jì)主要是為建立生產(chǎn)數(shù)據(jù)庫服務(wù)的，生產(chǎn)數(shù)據(jù)庫是統(tǒng)一管理,、組織,、維護(hù)和提供生產(chǎn)管理所需數(shù)據(jù)的子系統(tǒng)。它是生產(chǎn)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)中心,，集中建立和維護(hù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所必須的基本數(shù)據(jù)資源,，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門所共享。
 

　　對(duì)企業(yè)生產(chǎn)的調(diào)控主要集中在3個(gè)層次上：第一層：計(jì)劃與監(jiān)督,；第二層：調(diào)整,；第三層：執(zhí)行,。
 

　　所有這3層的工作都建立在企業(yè)數(shù)據(jù)的搜集和分析上，所以有了相應(yīng)的計(jì)劃數(shù)據(jù),、調(diào)節(jié)數(shù)據(jù)和結(jié)果數(shù)據(jù)這3個(gè)概念,。當(dāng)管理發(fā)生在第一層次，要對(duì)企業(yè)第二年的生產(chǎn)安排進(jìn)行計(jì)劃時(shí),，就必須對(duì)企業(yè)上年度的經(jīng)營(yíng)成果進(jìn)行數(shù)據(jù)（結(jié)果數(shù)據(jù)）搜集,、整理。當(dāng)然,，車間發(fā)生數(shù)據(jù)還應(yīng)包括原材料消耗以及外加工部分,。
 

　　數(shù)據(jù)的填寫要具體到每一天、每一個(gè)班次,。例如：
 

　　1,、針對(duì)廠內(nèi)生產(chǎn)設(shè)備，相應(yīng)報(bào)表中應(yīng)反映在這臺(tái)設(shè)備上加工的訂單及工序名稱,，工作開始和結(jié)束時(shí)間、時(shí)間長(zhǎng)短,、時(shí)間類型（調(diào)試,、生產(chǎn)、中斷,、停機(jī)及輔助時(shí)間）,，工藝要求（影響因素如印量、紙張等級(jí),、制版難度系數(shù)等）,，數(shù)量（正品數(shù)量、次品數(shù)量）等,。
 

　　2,、針對(duì)每一份訂單，相應(yīng)報(bào)表中應(yīng)反映加工此單的工藝流程及設(shè)備,，加工時(shí)間點(diǎn)（起始,、結(jié)束）、時(shí)間類型和長(zhǎng)短,，數(shù)量（正品數(shù)量,、次品數(shù)量），消耗材料種類及數(shù)量,，外加工（種類,、尺寸、數(shù)量）等,。
 

　　3,、針對(duì)每一位操作者,，相應(yīng)報(bào)表中應(yīng)反映工作時(shí)間點(diǎn)（上下班時(shí)間）、時(shí)間類型（正常班,、加班,、輪班）和長(zhǎng)短。
 

　　以上介紹了對(duì)企業(yè)管理人員相對(duì)重要的數(shù)據(jù)來源,，數(shù)據(jù)來源正確,、真實(shí)反映企業(yè)情況，才是最有價(jià)值的,。目前,，國(guó)外同行管理企業(yè)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作已實(shí)現(xiàn)電腦化，不需要大量的人工操作和相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)職能部門,，電腦已和設(shè)備聯(lián)網(wǎng),，大量信息處理工作已由電腦完成，能及時(shí)反饋到管理層,。在2003年11月于上海舉辦的中國(guó)國(guó)際全印展上,，由德國(guó)CDF公司開發(fā)的印刷企業(yè)管理軟件已能和印刷設(shè)備聯(lián)網(wǎng)。領(lǐng)機(jī)操作設(shè)備時(shí),，只需拿起讀碼器將日?qǐng)?bào)表上相應(yīng)的工作讀入,，不需操作人員再用手工填寫，避免了誤寫和有意隱瞞的現(xiàn)象,。大量的信息由電腦處理,，管理人員的電腦只需和中央信息控制中心聯(lián)網(wǎng)，即可及時(shí)了解企業(yè)的生產(chǎn)狀況,，詳細(xì)到印刷機(jī)正在印什么產(chǎn)品,、已印了多少，節(jié)省了大量時(shí)間,。
 

　　如果我們?cè)賹�獲得的數(shù)據(jù)定期按照天數(shù),、班次、工作崗位,、設(shè)備,、任務(wù)種類及操作人員進(jìn)行匯總，將成本具體分?jǐn)�,、定期總結(jié),，管理人員就能真實(shí)地了解每臺(tái)設(shè)備的實(shí)際生產(chǎn)能力、每份訂單的實(shí)際獲利情況,。而訂單實(shí)際獲利是個(gè)十分重要的概念,，管理人員關(guān)心的是每份訂單的贏利情況，以便對(duì)報(bào)價(jià)做出調(diào)整或改變工藝,、降低成本,。日?qǐng)?bào)表的作用是搜集生產(chǎn)中的實(shí)際發(fā)生情況,，與報(bào)價(jià)中各項(xiàng)成本的預(yù)計(jì)情況進(jìn)行比較，分析偏差產(chǎn)生的原因,，找到改進(jìn)的方法,，其也是員工工資分配的基礎(chǔ)。
 

　　目前印刷行業(yè)發(fā)展十分迅速,，大量的先進(jìn)設(shè)備不斷進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng),。在購(gòu)買設(shè)備后，關(guān)鍵是要進(jìn)行充分管理,，發(fā)揮其最大效能,。有的企業(yè)引進(jìn)了數(shù)百萬元的生產(chǎn)線，卻因?yàn)槿狈��?xì)致周密的市場(chǎng)調(diào)研導(dǎo)致設(shè)備到位后業(yè)務(wù)不足,；另外有的企業(yè)則對(duì)生產(chǎn)工藝的設(shè)計(jì)和實(shí)施帶有隨意性,，對(duì)員工的培訓(xùn)也不到位。這都是管理人員應(yīng)當(dāng)盡量避免的,。
 

　　任何一臺(tái)單張紙膠印機(jī),，即使是最先進(jìn)的，如果它加工的產(chǎn)品經(jīng)常是短版活,，平均調(diào)試準(zhǔn)備時(shí)間也會(huì)高達(dá)30%或者更多,，再加上正式印刷過程中可能出現(xiàn)的停機(jī)中斷時(shí)間，可能達(dá)到40%,。在這段時(shí)間里，機(jī)器沒有完成印刷,，也就未能創(chuàng)造效益,。
 

　　關(guān)于生產(chǎn)時(shí)間的種類，印刷企業(yè)管理中有這樣的論述,。
 

　　為了增大企業(yè)資源的有效利用,，必須增加生產(chǎn)時(shí)間。增加生產(chǎn)時(shí)間就要考慮是否將生產(chǎn)由一班改為兩班或三班,；要想提高設(shè)備的實(shí)際利用率,，就要縮短生產(chǎn)時(shí)間中的次要時(shí)間，了解次要時(shí)間及中斷時(shí)間在總時(shí)間中所占的比例,。在技術(shù)及組織方面,，企業(yè)報(bào)表數(shù)據(jù)將會(huì)為我們了解故障的原因提供極大幫助。通過對(duì)時(shí)間進(jìn)行分類及計(jì)算每一項(xiàng)在總時(shí)間中的比例,，企業(yè)組織者可以找出管理中的薄弱環(huán)節(jié),。而這一點(diǎn)也是企業(yè)確定其工作方法、措施,，改進(jìn)生產(chǎn)及信息管理,，制定設(shè)備及人員使用和員工培訓(xùn)的基礎(chǔ),。
 

　　目前國(guó)外對(duì)日?qǐng)?bào)表上數(shù)據(jù)的采集已實(shí)行電腦化，方法主要有電腦和生產(chǎn)設(shè)備聯(lián)網(wǎng),，且改手工填寫為讀碼器讀入,，國(guó)內(nèi)目前也開發(fā)了許多相關(guān)軟件，不少企業(yè)也在積極改變手工填寫報(bào)表或原材料消耗單,、手工處理大量數(shù)據(jù)的方法,。
 

　　建立完整的企業(yè)內(nèi)部信息搜集機(jī)構(gòu)
 

　　調(diào)整、控制工作在計(jì)劃及監(jiān)督層次之后,。利用報(bào)表提供的數(shù)據(jù),，比較計(jì)劃值與實(shí)際值，找出偏差,，分析偏差產(chǎn)生的原因并予以糾正,，這就是控制工作。這項(xiàng)工作要求從車間獲得的數(shù)據(jù)要有很強(qiáng)的時(shí)間性,、即時(shí)性,。以往利用日?qǐng)?bào)表對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行手工統(tǒng)計(jì)對(duì)于現(xiàn)代管理已成為歷史。精確,、全面,、及時(shí)的企業(yè)報(bào)表統(tǒng)計(jì)工作建立在印刷企業(yè)管理軟件之上。在德國(guó),，小到十幾人,、大到上百人的印刷企業(yè)普遍采用了行業(yè)管理軟件對(duì)企業(yè)生產(chǎn)過程進(jìn)行管理。
 

　　對(duì)數(shù)據(jù)的及時(shí)采集和處理基于日?qǐng)?bào)表管理系統(tǒng),。這套系統(tǒng)包含生產(chǎn)數(shù)據(jù)采集和原材料數(shù)據(jù)采集,，由一臺(tái)中央處理機(jī)及分散安裝在各臺(tái)設(shè)備及手工工作崗位上的單個(gè)終端機(jī)組成，具體如下,。
 

　　1,、設(shè)備終端電腦：固定安裝在印刷機(jī)上，能自動(dòng)記錄時(shí)間及印刷數(shù)量,，但生產(chǎn)中斷的原因需要領(lǐng)機(jī)人工輸入,。
 

　　2、部門終端電腦：主要針對(duì)印刷企業(yè)生產(chǎn)中手工工作較多的崗位,，每臺(tái)由多位操作人員使用,。除了由數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)供應(yīng)商提供硬件設(shè)施外，PC機(jī)作為這種系統(tǒng)的終端應(yīng)用也越來越廣,。
 

　　3,、移動(dòng)信息采集設(shè)備：這種小型輕便的設(shè)備可以放在工作臺(tái)上，也可以隨身攜帶。由一人或多人操作,，它能將生產(chǎn)數(shù)據(jù)及原材料消耗情況按照設(shè)定的菜單格式采用數(shù)字鍵盤或字母編碼輸入到系統(tǒng),。此外，還有使用條碼識(shí)讀器獲得數(shù)據(jù)的方法,。
 

　　這套系統(tǒng)基于企業(yè)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)核算及管理系統(tǒng),，并配置合適的印刷管理軟件。軟件供應(yīng)商只需針對(duì)企業(yè)不同情況對(duì)成本點(diǎn),、任務(wù)單,、工作過程、原材料及人員進(jìn)行編碼或設(shè)定成條碼供每一個(gè)工作崗位使用,。很多企業(yè)管理者往往注重設(shè)備等硬件的投資,，辦公管理結(jié)構(gòu)過于龐大。若采用先進(jìn)的行業(yè)管理軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)采集,、分析,，則能節(jié)約很多人工，做到各部門資源共享,。
 

　　利用手工報(bào)表完成數(shù)據(jù)采集
 

　　成本應(yīng)按照成本發(fā)生的原則分?jǐn)偟矫恳慌_(tái)設(shè)備及每一份訂單中,。如果企業(yè)還未使用印刷管理軟件，那么手工填寫日?qǐng)?bào)表也能對(duì)生產(chǎn)活動(dòng)及原材料消耗進(jìn)行分類及統(tǒng)計(jì),。雖然企業(yè)的具體情況千差萬別,，但企業(yè)管理原則是一樣的，以下一些規(guī)則在對(duì)訂單,、工時(shí),、原材料消耗進(jìn)行具體分析時(shí)應(yīng)該考慮。
 

　　1,、對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類
 

　　發(fā)生在生產(chǎn)崗位上的數(shù)據(jù)應(yīng)按天,、班次、人員,、訂單、委印客戶,、生產(chǎn)工藝過程及原材料種類進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì),。
 

　　2、時(shí)間的填寫
 

　　生產(chǎn)時(shí)間應(yīng)按時(shí)間種類（生產(chǎn)時(shí)間,、輔助時(shí)間,、無效時(shí)間）及時(shí)間影響因素（如印版的難印程度、紙張的定量,、印刷數(shù)量）進(jìn)行填寫,。除此以外，生產(chǎn)過程也應(yīng)如實(shí)填寫，如基本調(diào)試,、換版,、換墨、正式印刷等,。
 

　　3,、數(shù)量填寫
 

　　生產(chǎn)時(shí)間直接影響實(shí)際質(zhì)量。用每一個(gè)生產(chǎn)過程所花費(fèi)的時(shí)間除以生產(chǎn)數(shù)量就可得出單位數(shù)量消耗的時(shí)間,，例如拼一張版,、曬一次版、換一次墨等,，這為車間內(nèi)部制定任務(wù)指標(biāo)打下了基礎(chǔ),。
 

　　4、原材料消耗填寫
 

　　中小型企業(yè)中原材料通常按照種類,、數(shù)量的不同在日?qǐng)?bào)表中反映出來,。
 

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